Để thực hiện mục tiêu hiện đại hoá công tác quản lý Tài chính – kế toán của ngành Dự trữ, được sự ủng hộ và tạo điều kiện của Ban triển khai dự án Xây dựng và triển khai ứng dụng kế toán hành chính sự nghiệp theo mô hình tập trung đối với các đơn vị trong hệ thống thuộc Bộ Tài chính, Tổng cục Dự trữ Nhà nước (DTNN) đã phối hợp với nhà thầu FPT tiến hành xây dựng và triển khai chương trình quản lý Tài chính - Kế toán theo mô hình ứng dụng tập trung toàn ngành.
Trong những năm vừa qua, công tác quản lý Tài chính – Kế toán trong điều kiện chưa có phần mềm hỗ trợ ở Tổng cục DTNN nên đã gặp rất nhiều khó khăn ở tất cả các cấp:
Đối với đơn vị tác nghiệp trực tiếp: phải tiến hành theo dõi bằng hệ thống sổ sách cồng kềnh, hàng kỳ phải thực hiện tổng hợp số liệu để lên báo cáo một cách rất vất vả.
Đối với đơn vị thực hiện quản lý: không kiểm soát được việc thực hiện các nghiệp vụ chi tiết của từng đơn vị, dẫn đến cùng một nghiệp vụ có đơn vị thực hiện theo quy trình này, có đơn vị thực hiện theo quy trình khác và đơn vị quản lý chỉ nắm được báo cáo quyết toán của các đơn vị nộp lên chứ không thể nắm được quy trình thực hiện của từng đơn vị. Ví dụ: cùng nghiệp vụ cấp nguồn vốn dự trữ cho đơn vị cấp dưới, ở Cục DTNN khu vực Đông Bắc thì Cục cấp vốn bằng tiền cho các Chi cục, Chi cục thực hiện việc mua hàng và thanh toán; cũng nghiệp vụ này, ở Cục DTNN khu vực Thanh Hóa thì Cục thực hiện việc ký hợp đồng, mua hàng và thanh toán, sau đó mới cấp vốn bằng hàng hóa cho các Chi cục trực thuộc. Ngay cả mô hình tổ chức công tác hạch toán kế toán, hiện tại các đơn vị tự xây dựng mô hình tổ chức hạch toán của mình vì thế mô hình tổ chức và quy trình hạch toán, cách thức quản lý điều hành ở mỗi đơn vị cũng được thực hiện một cách khác nhau.
Với những khó khăn đó, có thể nói việc triển khai một chương trình Quản lý Tài chính – Kế toán theo mô hình tập trung chính là mong mỏi lớn nhất của Lãnh đạo, cán bộ các cấp trong hoạt động Tài chính – Kế toán. Tuy nhiên, để xây dựng một chương trình đảm bảo các yêu cầu cao về quy trình tác nghiệp và công nghệ như như vậy, toàn ngành DTNN nói chung và các cán bộ liên quan đến dự án nói riêng phải nhận thức rõ ràng các khó khăn trước mắt để có thể xây dựng và triển khai thành công chương trình này. Các vấn đề đó là:
1. Cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo từ Tổng cục, Cục đến các Chi cục và sự quyết tâm cao của những cán bộ làm công tác quản lý Tài chính, kế toán trên toàn ngành Dự trữ. Để thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ trên máy thì đòi hỏi mỗi cán bộ phải có sự thay đổi mới trong cách nghĩ, cách quản lý và phải biến thành ý thức cao trong tổ chức thực hiện công việc. Điều đó có nghĩa là ở từng cấp công tác quản lý tài chính phải tổ chức theo kỷ luật tài chính chặt chẽ hơn, tuân thủ kỷ luật nghiêm ngặt hơn và từng cán bộ phải có sự thay đổi tác phong làm việc cũ sang tác phong làm việc mới theo một quy trình khoa học, bài bản. Song song với việc đưa hệ thống vào vận hành, Ban triển khai cùng với nhà thầu FPT sẽ ban hành thống nhất Quy trình nghiệp vụ áp dụng cho toàn ngành, ngoài ra tất cả các nghiệp vụ hạch toán đều sẽ tuân thủ tuyệt đối Chế độ kế toán Dự trữ nhà nước được ban hành theo Thông tư số 213/2009/TT-BTC ngày 10/11/2009 của Bộ Tài chính.
2. Mỗi đơn vị trong ngành DTNN phải bố trí cán bộ tác nghiệp đủ về số lượng, đảm bảo về trình độ, năng lực và từng cán bộ quản lý tài chính phải tích cực nghiên cứu các quy định, hướng dẫn để thực hiện xây dựng một quy trình nghiệp vụ thống nhất trong toàn hệ thống. Đồng thời, phải chuẩn bị cho việc tổ chức lại công tác hạch toán kế toán (nếu cần), xây dựng quy trình làm việc và quy trình phối hợp giữa các tổ chức trong đơn vị và xây dựng hệ thống chức danh - hướng dẫn công việc cụ thể cho từng chức danh tham gia hệ thống.
3. Phải chuẩn bị đầy đủ, chính xác các số liệu phục vụ cho việc triển khai chương trình như số dư cuối năm, giao dịch kế toán phát sinh khi nhập đuổi số liệu, hồ sơ cán bộ …Tất cả các số liệu nói trên phải có báo cáo tương ứng được làm theo phương pháp cũ (thủ công) để đối chiếu với báo cáo được thực hiện bởi hệ thống mới.
4. Phải chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ triển khai như trang bị máy móc thiết bị đảm bảo cho việc triển khai chương trình, hệ thống đường truyền dữ liệu, hạ tầng truyền thông từ Tổng cục đến Cục, từ Cục đến Chi cục đáp ứng lộ trình triển khai của chương trình.
5. Phải xây dựng nhiều kênh trao đổi thông tin để thông tin thực sự thông suốt, nhanh chóng và hiệu quả trong toàn ngành DTNN. Các kênh thông tin, truyền thông này sẽ giúp cho lãnh đạo, đội dự án ghi nhận các ý kiến, trao đổi, đóng góp để hoàn thiện chương trình trước khi triển khai và đưa ra giải pháp, phương hướng xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh gặp phải trong quá trình triển khai.
Đến thời điểm này, dự án đã đi được một chặng đường đáng kể, đó là xây dựng được chương trình với các phân hệ lõi: Tài chính – kế toán, Lương và các khoản chi cá nhân, kiểm thử và triển khai thí điểm tại 2 Cục DTNN Khu vực Đông Bắc và Thanh Hóa. Kết quả của 2 đợt triển khai thí điểm là cơ bản hoàn tất hệ thống báo cáo liên quan đến kinh phí ở cấp Chi cục và Cấp Cục, tuy nhiên vẫn phần nào chưa đáp ứng được mong muốn của lãnh đạo Tổng Cục: chưa đối chiếu được báo cáo quyết toán năm 2010 của toàn Cục, hệ thống chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý chi tiết hàng dự trữ và các chi phí liên quan đến công tác dự trữ. Mặc dù vậy, với sự quan tâm - cam kết hỗ trợ của các cấp lãnh đạo, sự nhiệt tình và tinh thần quyết tâm của toàn thể cán bộ làm công tác Tài chính – Kế toán, Ban triển khai dự án lạc quan tin tưởng rằng chương trình Quản lý Tài chính – Kế toán chắc chắn sẽ triển khai thành công, đóng góp quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu hiện đại hoá ngành Dự trữ theo chiến lược đã đề ra./.
Bùi Thúy Ngọc - Phó Vụ trưởng Vụ Tài vụ - Quản trị